Comment utiliser le Kap numérik (chèque numérique) pour digitaliser votre entreprise ?

Si vous avez pour projet d’étendre vos activités sur Internet, vous avez très certainement entendu parler du Kap numérique.

En effet, Le Kap numérique (chèque numérique 2023) est un projet porté par la Région Réunion et financé par le FEDER au titre du volet REACT-UE.

Cette initiative est née suite à la pandémie du COVID-19 et a pour objectif d’aider les petites structures réunionnaises qui le souhaitent de digitaliser leur activité et se lancer sur Internet. 

En fait, l’attribution de cette aide se matérialise sous la forme d’une aide financière (remboursement) allant jusqu’à 3 200 € maximum.

Ce dispositif fait partie des aides financières annuelles proposées par la Région.

Dans cet article, Clic974 vous propose de découvrir en détail comment vous pouvez utiliser cette aide pour vos projets digitaux.

I) C’est quoi le Kap Numérik ?

Pour faire simple, sachez que le Kap numérik est tout simplement le remboursement d’un investissement pour digitaliser votre entreprise.

Pour être accordées, les projets doivent être réalisés par un prestataire référencé par l’administration de la Région Réunion. 

Cet investissement peut prendre la forme de la création d’un site internet vitrine ou marchand, d’une application mobile, du développement d’une stratégie de marketing digital… 

II) Qui peut bénéficier du Kap Numérik ?

À la Réunion, il y a de nombreuses entreprises qui peuvent bénéficier du Kap numérik et ainsi développer leur projet.

Même si vous n’avez pas l’habitude de demander des subventions, celle-ci devrait être intégrée à votre budget prévisionnel.

A) Les entreprises éligibles à l’attribution du remboursement 

1. Les entreprises sans salarié (personne travaillant seule).
2. Les entreprises de moins de 20 salariés (TPE). 

Bien évidemment, ces entreprises doivent être inscrites au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ou au Registre des métiers.

De plus, leur siège social doit être domicilié à La Réunion.

Conditions particulières concernant le chiffre d’affaires : 

• Pour les entreprises de 0 à 9 salariés, leur chiffre d’affaires doit être inférieur et plafonné à 500 000 euros.
• Pour les entreprises de 10 à 19 salariés, leur chiffre d’affaires doit être inférieur et plafonné à 1 000 000 euros.

B) Les associations éligibles au remboursement 

Les entités du monde associatif de moins de 10 salariés dont la domiciliation du siège social est à La Réunion.

C) Les professions libérales non réglementées ou assimilées éligibles au remboursement : 

Ces professionnels doivent avoir leur siège social domicilié à La Réunion et leur chiffre d’affaires doit être inférieur et plafonné à 500 000 €.

D) Les entreprises non-éligibles au remboursement   

1. Les entreprises du secteur numérique.
2. Les entreprises du secteur agricole.
3. Les entreprises du secteur de la pêche.

E) Autres informations importantes à noter.

Pour cette année 2023, il y a trois dates importantes à retenir et à noter sur votre calendrier.

1. Le 31/03/2023 : la date limite pour faire une demande de subvention (pour des projets réalisables en 3 mois maximum).
2. Le 30/06/2023 :  la date de la dernière facture acquittée par le porteur de projet (La facture acquittée doit être accompagnée d’une preuve de paiement.)
3. Le 30/09/2023 :  la date limite pour transmettre vos factures et les livrables sur le portail dématérialisé de la Région Réunion.

ATTENTION : voici ci-dessous quelques informations très importantes concernant votre demande de remboursement auprès de la Région Réunion.

1 ) Un gérant et un associé majoritaire de plusieurs entreprises ne peuvent déposer qu’une seule demande au cours de la même année calendaire.

Un porteur de projet ne pourra effectuer qu’une seule demande pour le dispositif Kap numérik.

Toutefois, si ses actions sont différentes de celles présentées sur le dispositif en année N-1, le porteur de projet pourra renouveler sa demande de subvention. 

2 ) Si une demande d’aide a été déposée pour l’année 2021, le numéro de SIRET du porteur de projet est systématiquement bloqué pour les prochaines demandes. 

Dans cette situation, vous pouvez demander le déblocage de votre numéro de SIRET en envoyant votre demande à l’adresse email suivant : didn-numerique@cr-reunion.fr

3 ) La date de la facture acquittée de la part de votre prestataire et la preuve de virement du solde à payer doivent impérativement être postérieures à la date de la création de votre demande de Kap numérik.

4 ) Aucun règlement en espèces n’est autorisé dans le cadre d’une demande de subvention Kap numérik.

Vos documents de preuve de paiement doivent être traçables et datés.

5 ) Dans le cas où le porteur de projet ne pourrait pas honorer le paiement total de sa facture.

Ce dernier pourra présenter un échéancier valide jusqu’au 30 juin 2023.

Cet échéancier sera pris en compte dans votre dossier et le remboursement de votre investissement sera réalisé par la Région Réunion lorsque le porteur de projet aura entièrement soldé la facture de son prestataire.

Les preuves de paiements doivent être nominatives et libellées au nom du porteur de projet.

De plus, le nom du prestataire doit formellement apparaître sur toutes les preuves de paiement.

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III) Comment obtenir le remboursement du Kap numérik ?

Il y a quelques conditions à respecter pour pouvoir faire appel au Kap numérik.

Ainsi, la région nous liste les cas où il est possible de bénéficier de cette aide.

De ce fait, voici ci-dessous les 8 cas d’utilisation du Kap numérik.

La création, l’amélioration ou la refonte d’un site Internet vitrine (dont référencement naturel SEO, newsletter, blog).

La création d’un site web vitrine.

Vous allez choisir cette option si vous partez de zéro et que vous n’avez pas encore de site internet.

Vous avez seulement l’idée et tout est à créer avec votre prestataire.

Dans ce cas, préparez bien votre brief et rassembler toutes vos idées dans un cahier des charges.

L’amélioration d’un site web vitrine.

Vous avez déjà un site vitrine, mais vous souhaitez l’améliorer sans forcément tout refaire.

De ce fait, cette amélioration peut porter sur les fonctionnalités du site web, sur le design, sur l’expérience utilisateur…

La refonte d’un site web vitrine.

Vous avez déjà un site web, mais vous souhaitez complètement le refaire tout en conservant votre nom de domaine et peut-être même votre hébergement.

Création, amélioration ou refonte d’un site marchand (dont référencement naturel SEO).

La création d’un site web marchand.

Vous souhaitez vous lancer dans le commerce en ligne (le e-commerce) dans ce cas, vous avez besoin de créer un site internet marchand.

Vous partez de zéro et votre objectif est de monter une véritable boutique en ligne et de développer un chiffre d’affaires. 

L’amélioration d’un site web marchand.

Vous avez déjà travaillé sur un site internet e-commerce, mais vous souhaitez y apporter quelques améliorations sans tout refaire.

Dans ce cas, travaillez sur vos idées et transmettez-les à votre prestataire.

La refonte d’un site web marchand.

Vous avez déjà votre e-commerce en ligne, mais vous souhaitez complètement le refaire afin d’adapter votre outil à votre stratégie commerciale.

Dans ce cas, rassembler toutes vos idées dans un cahier des charges, échanger avec votre prestataire avant de lancer le projet.

La création d’un chatbot.

Si vous ne savez pas ce qu’est un chatbot voici ci-dessous une petite définition : 

Un chatbot est un logiciel conçu pour simuler une conversation avec des utilisateurs, généralement à travers un canal de messagerie ou une interface de dialogue en temps réel. 

Les chatbots peuvent être utilisés pour aider les gens à trouver des réponses à des questions, pour effectuer des transactions en ligne ou pour automatiser certaines tâches. 

Les chatbots sont souvent alimentés par des algorithmes de machine learning et des bases de données de connaissances, ce qui leur permet de comprendre et de générer du langage de manière automatisée.

Le développement d’une application mobile.

Vous pouvez opter pour le développement d’une application mobile dans les deux cas suivants : 

Vous avez déjà un site internet : 

Votre application mobile viendra en complément de votre site internet et utilisera en général la même base de données.

Les informations seront alors synchronisées et l’utilisateur pourra retrouver ses données qu’il soit sur ordinateur ou sur téléphone mobile.

Vous n’avez pas de site internet : 

Votre application mobile vous servira de site internet.

Ainsi, toutes vos stratégies commerciales et digitales seront mises en place à travers cet outil.

Notez toutefois que les personnes ayant une préférence pour l’utilisation d’un ordinateur lorsqu’ils naviguent sur Internet ne pourront pas accéder au contenu que vous proposez.

Pour vous aider voici ci-dessous une définition de l’application mobile.

Une application mobile, ou simplement une application, est un logiciel conçu pour fonctionner sur des appareils mobiles tels que les smartphones et les tablettes. 

Les applications mobiles peuvent être téléchargées à partir d’une boutique en ligne d’applications, comme l’App Store d’Apple ou Google Play, et peuvent être utilisées pour effectuer une variété de tâches, telles que la messagerie, la navigation sur le web, la prise de photos, le suivi de la condition physique, la gestion de finances, etc. 

Certaines applications sont gratuites, tandis que d’autres peuvent être achetées ou inclure des achats intégrés pour débloquer des fonctionnalités supplémentaires. 

Les applications mobiles sont conçues pour être simples à utiliser et à emporter avec soi, ce qui les rend utiles pour les personnes en déplacement ou pour accomplir des tâches rapidement et facilement.

Une prestation de développement de la présence sur les réseaux sociaux (Community management).

En fonction du type de clientèle que vous visez, il est important d’utiliser le bon réseau social.

Voilà pourquoi il est toujours intéressant de confier cette mission à un prestataire compétent.

Le community management est un métier bien spécifique qui nécessite une bonne connaissance des outils digitaux et des bonnes pratiques.

Ainsi le community management est la pratique de la gestion d’une communauté en ligne, qui comprend généralement : 

• La création et la génération de contenu. 
• La gestion des interactions avec les utilisateurs. 
• La modération des commentaires. 
• La résolution de conflits. 

Le community management est souvent utilisé par les entreprises pour construire et entretenir une présence en ligne forte et positive, en engageant avec les clients, en renforçant la marque et en encourageant la fidélité. 

Cela peut inclure la gestion des réseaux sociaux, des forums en ligne, des blogs et d’autres plateformes de médias sociaux.

Le but principal du community management est de construire et de maintenir une communauté saine et active qui soutient les objectifs de l’entreprise. 

Pour y parvenir, le community manager doit être en mesure de comprendre les besoins et les attentes de la communauté, ainsi que les tendances en matière de médias sociaux et les algorithmes qui régissent ces plateformes. 

Il doit également être capable de communiquer efficacement avec les membres de la communauté, d’inciter à l’engagement et de résoudre les problèmes de manière professionnelle et efficiente.

Un accompagnement à la définition de la stratégie digitale.

Une stratégie de marketing digital définit comment une entreprise utilisera les canaux numériques pour atteindre ses objectifs de marketing sur Internet. 

Elle peut inclure un large éventail de tactiques, telles que la publicité en ligne, le marketing de contenu, le marketing par e-mail, le marketing sur les réseaux sociaux, le marketing d’affiliation, etc. 

Voici ci-dessous 7 points qui vont vous aider à mettre en place votre stratégie digitale : 

1. Établissez des objectifs clairs : il est important de savoir ce que vous voulez accomplir avec votre stratégie de marketing digital, tel que générer des leads, augmenter les ventes ou améliorer la reconnaissance de la marque.
2. Étudiez votre public cible : comprenez votre public cible en analysant les données démographiques, les habitudes de consommation et les comportements en ligne. Cela vous aidera à déterminer les canaux les plus efficaces pour atteindre votre public cible.
3. Évaluez votre présence en ligne actuelle : examinez votre site web, vos profils de réseaux sociaux et toute autre présence en ligne pour déterminer ce qui fonctionne bien et ce qui doit être amélioré.
4. Sélectionnez les canaux numériques appropriés : choisissez les canaux numériques qui sont les plus pertinents pour votre public cible et pour atteindre vos objectifs de marketing.
5. Créez un plan de contenu : décidez du type de contenu que vous voulez publier sur chaque canal, et planifiez comment il sera produit, publié et partagé.
6. Établissez un calendrier de mise en œuvre : planifiez les étapes de votre stratégie de marketing digital, y compris les délais et les responsabilités.
7. Mesurez et ajustez : surveillez les résultats de votre stratégie de marketing digital en utilisant des outils de mesure tels que Google Analytics et ajustez votre approche en conséquence.

Gardez toujours à l’esprit que la stratégie de marketing digital doit être flexible et être ajustée en fonction des résultats et des tendances changeantes du marché. 

Cela vous permettra de maximiser l’efficacité de votre stratégie de marketing digital et d’atteindre vos objectifs de marketing.

Un accompagnement à la digitalisation de contenus (crédits photos, photos/vidéos, web design, logo-charte graphique, ….).

Les crédits photos.

Le crédit photo aussi appelé crédit photographique permet de respecter la propriété intellectuelle du photographe.

Ce dispositif permet de protéger les œuvres dont vous êtes l’auteur contre l’utilisation ou la reproduction de ces dernières.

Ainsi le crédit photo permet de :

1.  Protéger le travail de l’artiste.
2.  D’identifier l’œuvre avec une signature.
3.  De préciser la propriété intellectuelle auprès de l’utilisateur. 

La création de contenus photos et/ou vidéos.

Vous pouvez avoir besoin pour vos campagnes de communication de photos ou de vidéos.

Ces supports vont être des outils vous permettant de communiquer sur l’image de votre société.

Voilà pourquoi il est important que ces dernières soient produites par un professionnel du métier.

Prestation de web design.

Le web design est la pratique de la conception et de la création de sites web. 

Cela inclut la planification, la conception graphique, la programmation et la mise en œuvre de sites web, ainsi que la mise en place de systèmes de navigation et de fonctionnalités interactives pour améliorer l’expérience utilisateur. 

Le web design vise à créer des sites web qui sont à la fois esthétiquement plaisants et faciles à utiliser, tout en transmettant efficacement le message de l’entreprise ou de la marque.

Les web designers utilisent un certain nombre de techniques pour atteindre ces objectifs, telles que la sélection de couleurs, de polices et des images, la mise en page, la conception de formulaires et de boutons interactifs, la création de pages d’erreur, et bien plus encore. 

Ils travaillent également en étroite collaboration avec les développeurs pour s’assurer que le site fonctionne correctement et qu’il est compatible avec les différents navigateurs et appareils.

Le webdesign est un domaine en constante évolution, avec de nouvelles tendances et techniques en constante émergence. 

Les web designers doivent donc être constamment à jour sur les dernières tendances et technologies pour offrir une expérience utilisateur de qualité supérieure à leurs clients.

Création de logo-charte graphique.

Une charte graphique est un document qui définit les éléments visuels d’une marque, tels que les couleurs, les polices, les images et les styles de mise en page. 

Elle sert de guide pour toutes les communications visuelles de la marque, y compris les sites web, les documents imprimés, les publicités, les produits et les packaging. 

La charte graphique est un élément clé du branding, car elle garantit que toutes les communications visuelles de la marque sont cohérentes et reconnaissables.

Voici ci-dessous les 5 éléments que doit contenir la charte graphique.

1. Les couleurs de la marque : définissent les couleurs primaires, secondaires et tertiaires de la marque, ainsi que les codes de couleur pour chaque couleur.
2. Les polices de la marque : définissent les polices principales et secondaires de la marque, ainsi que leur utilisation appropriée.
3. Les images et les icônes de la marque : définissent les images et les icônes qui représentent la marque, ainsi que leur utilisation appropriée.
4. La mise en page et le style : définissent les éléments de mise en page tels que les marges, les espacements, les tailles de police et les styles de mise en page pour les différents types de communications visuelles.
5. La typographie : définit les règles de typographie pour les différents types de communications visuelles.

Ainsi, une charte graphique est un outil précieux pour les entreprises, car elle garantit que toutes les communications visuelles sont cohérentes et professionnelles. 

Une charte graphique aide également à maintenir la reconnaissance de la marque en veillant à ce que toutes les communications visuelles soient alignées sur l’image de marque de l’entreprise.

Une prestation de sécurité (audits de sécurité, sécurisation des sites internet, sécurisation de données, ….).

La prestation d’audits de sécurité.

Lorsque votre site Internet commence à bien fonctionner et que vous avez beaucoup de trafic, cela signifie que le contenu que vous proposez intéresse la cible que vous visez.

Malheureusement, votre site va aussi intéresser à certains nombres de personnes malveillantes qui vont essayer de nuire à votre site web.

Voilà pourquoi il est important de faire régulièrement un audit de sécurité afin de vous assurer que personne ne pourra nuire ou prendre le contrôle de votre site web.

La sécurisation d’un site internet.

Il y a plusieurs techniques pour sécuriser un site internet, mais si vous n’avez pas les compétences techniques pour réaliser cette tâche, il est judicieux de la confier à un professionnel.

En effet, la sécurisation d’un site internet peut concerner le système de connexion à la base de données ou à l’administration du site, l’installation d’un antivirus et d’un firewall, et bien d’autres sujets encore.

La sécurisation des données.

Les données contenues sur votre site web sont ce que vous avez de plus précieux.

Il est donc nécessaire de les sécuriser avec un système fiable.

Confier cette tâche à un professionnel est une sage décision. 

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IV) Quel est le montant de la subvention financée par la Région Réunion pour le Kap numérik ?

La première chose à savoir concernant les remboursements est que ce dernier est d’un montant maximum de 3 200 €.

Voici ci-dessous la répartition des dépenses éligibles HT : 

1. 80 % pour les structures de 0 à 9 salariés.
2. 50 % pour les structures de 10 à 19 salariés.

Ainsi, les modalités de calcul de la subvention sont les suivantes :

• Pour les entreprises < 10 salariés : 80 % des dépenses éligibles et 3 200 euros de subvention maximum.
• Pour les entreprises de 10 à 19 salariés : 50 % des dépenses éligibles et 2 000 euros de subvention maximum.

Plafonnement et évaluation de la subvention.

Le montant de votre remboursement sera plafonné en fonction des actions présentées et évaluées à partir du devis accompagnant votre demande d’aide.

Voici ci-dessous la liste des actions éligibles pour une demande de subvention et les montants remboursés.

1. La création ou refonte d’un site Internet vitrine : 1200 €
2. La création d’un site marchand : 2000 €
3. La création d’un chat Bot : 2000 €
4. Le développement d’une application mobile : 2000 €
5. Une prestation de développement de la présence sur les réseaux sociaux (community management) : 1000 €
6. Un accompagnement à la définition de la stratégie digitale : 500 €
7. Un accompagnement à la digitalisation de contenus (crédits photos, web design, logo-charte graphique, …) : 2000 €
8. Une prestation de sécurité (audits de sécurité, sécurisation des sites internet, sécurisation de données,…) : 1000 €
9. Un abonnement à une « marketplace » : 1000 €

V) Comment faire un dossier de demande de financement Kap numérik ?

ATTENTION : toute demande de dossier doit passer par le portail de démarches de la Région Réunion.

Voici le lien pour vous y rendre : https://demarches.cr-reunion.fr/economie/cheque-numerique-2021/

Lisez bien les informations afin de bien remplir le formulaire de demande de subvention.

Aussi, vous pouvez télécharger les documents officiels en cliquant sur les liens ci-dessous.

Après avoir lu la notice explicative présentée sur cette page, rendez-vous à la rubrique “Faire une demande” et cliquez sur le bouton “Kap numérik 2021”.

Vous serez alors invité à vous connecter à votre espace ou à créer un compte si vous n’avez pas encore de compte sur le portail.

Une fois sur votre espace, vous devrez compléter un formulaire avec les items ci-dessous : 

1. Établissement
2. État administratif
3. Porteur de projet
4. Informations complémentaires
5. Pièces à télécharger
6. Description des projets
7. Principes horizontaux de l’UE
8. Répartition du financement
9. Engagements du porteur de projet
10. Validation

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VI) Quel est le rôle du prestataire dans l’établissement d’un dossier de subvention Kap numérik ?

Votre prestataire devra vous accompagner tout au long de vos démarches lorsque vous devrez déposer une demande de subvention.

Il aura alors un rôle important à jouer dans la production des documents nécessaires à votre dossier de demande d’aide.

Les rôles du prestataire 

1 ) Le devis : établir un devis détaillant les composants de la réalisation du projet numérique et les différents postes de dépenses.

2 ) Référencer une fiche signalétique : le prestataire devra être référencé auprès de la Région Réunion pour faire partie de la liste des offreurs de solution proposée aux porteurs de projet.  

Pour s’inscrire sur la liste des offreurs de solution, le prestataire devra simplement télécharger une fiche signalétique des prestataires, la compléter et la renvoyer à l’adresse email suivante : didn-numérique@cr-reunion.fr.

3 ) La fiche d’engagement des prestataires : le prestataire devra compléter et signer la fiche d’engagement des prestataires.

Cette fiche décrit comment et dans quel sens le prestataire doit travailler avec le porteur de projet pour la réalisation du dossier de demande de subvention.

4 ) Les logos de l’Europe et de la région :  ces logos doivent apparaître sur toutes les réalisations en ligne et être accompagné de la mention  » Ce site a été financé avec l’aide du FEDER (REACT-UE), dans le cadre de la réponse de l’Union européenne à la pandémie COVID-19. L’Europe s’engage à La Réunion « .

5 ) La fiche de plan d’actions numérique annexée au devis : la fiche de plan d’action doit argumenter les besoins identifiés par le demandeur à l’issue de l’entretien avec le prestataire afin de pouvoir porter une action spécifique.

VII) Que se passe-t-il après que j’aie transmis mon dossier de demande de subventions sur le portail de la région ?

Voici ci-dessous les 4 grandes étapes après que vos démarches administratives aient été transmises sur le portail de la région.

1 ) Votre dossier est complet et validé par le service instructeur de la Région : 

• Le dossier de demande de subvention est présenté en Commission Développement Économique et Innovation.
• Un arrêté attributif d’aide ainsi qu’une notification sont ensuite signés par la Présidente de Région et vous sont transmis par mail.
• Vous pouvez démarrer les travaux avec votre prestataire.
• Si vous présentez un dossier incomplet, il vous sera retourné pour être complété.

2 ) Votre projet numérique est réalisé et toutes les actions mises en œuvre peuvent être vérifiées par le service instructeur : 

1. Vous pouvez déposer sur le Portail de démarches la deuxième partie de votre dossier composée des justificatifs (la ou les factures acquittées affichant le cachet et la signature du prestataire).
2. Une liste des pièces justificatives de ou des  paiement ou de la  facture à votre nom (extrait de compte bancaire, avis de virement).
3. Le rapport du prestataire détaillant toutes les actions sur lesquelles ce dernier est intervenu.
4. Les liens URL relatifs à votre site internet (avec les mentions légales, la gestion des cookies (accepter ou refuser) et les logos de la Région et de l’Europe avec la phrase REACT-UE ; pour les sites marchands, les conditions générales de vente sont à prévoir).

3 ) Le service instructeur contrôle : le service instructeur contrôle les nouvelles pièces transmises et les livrables demandés (à retrouver sur votre arrêté attributif d’aide et sur le site de la Région).

4 ) Le paiement : le paiement est ensuite effectué par la Paierie régionale.

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